|
عملیات های لازم برای برگزاری یک رویداد ورزشی ، یک
مسابقه شامل مراحل زیر می باشد که بنده در حد مقدورات خویش
چکیده ای از تجربیات شخصی خود را برای استفاده خوانندگان
محترم بیان نموده ام
1- عملیات لازم قبل از اجرا :
الف: برنامه ریزی ب:
سازماندهی ج: هماهنگی
2- عملیات لازم در هنگام اجرا
3- عملیات لازم بعد از اجرا
عملیات لازم قبل از اجرا:
مرحله برنامه ریزی: در طراحی برنامه باید به موارد زیر
توجه نمود:
1-1-تعیین هدف که خود شامل:
الف: اهمیت و سطح مسابقه
ب: جنس شرکت کنندگان
ج: رشته ورزشی مورد نظر
د: زمان و مکان مسابقه
ه: بودجه بندی بطور تقریبی
1-2-پیشنهاد با مسئولین مافوق جهت برگزاری مسابقه
1-3-تصویب برنامه پیشنهادی
1-4-اعلام آمادگی و کسب موافقت نهایی از سازمان مربوطه
مرحله سازماندهی: در این مرحله برای شروع عملیات اقدامهای
زیر لازم است صورت بگیرد.
1- ترسیم چارت تشکیلاتی، که خود شامل:
الف: مشخص شدن سلسله مراتب سازمانی
ب: مشخص شدن حدود وظایف
ج: نحوه ارتباط مسئولین چارتها
2- تشکیل کمیته ها:
درخصوص کمیته ها باید وظایف از قبل مشخص باشد برای نمونه:
کمیته اسکان و امور خوابگاه
وظایف کمیته افتتاحیه
وظایف کمیته تدارکاتی و خدماتی
وظایف کمیته افتتاحیه
وظایف کمیته پذیرش
وظایف کمیته مالی
وظایف کمیته فنی
3- گزینش و انتصاب افراد برای کمیته ها
4- ابلاغ شرح و وظایف کمیته ها به مسئولین
مربوطه جهت پیگیری و اجرای امور محوله
5- شروع به کار کمیته های مختلف در جهت
آماده کردن مقدمات برگزاری مسابقات
مرحله سوم هماهنگی:
یکی از مهمترین وظایف سرپرستان یک مسابقه انجام هماهنگی
لازم بین کمیته های مختلف و ایجاد هماهنگی و مکاتبات خارجی
می باشد که باختصار به آنها اشاره می کنیم:
1- هماهنگی و مکاتبات داخلی
الف: تشکیل جلسه روزانه با حضور کلیه مسئولین کمیته ها
ب: مکاتبه با مسئولین واحدهای درون سازمانی جهت همکاری با
کمیته ها
ج: مکاتبه با مسئولین مافوق درون سازمانی جهت دریافت بودجه
و تنخواه
د: مکاتبه با مسئولین درون سازمانی برای دریافت و تحویل و
وسائل مورد نیاز از انبار مرکزی
2- هماهنگی و مکاتبات خارجی
تنظیم و ارسال بخشنامه قطعی مسابقات به سراسر استانها و یا
مراکز تحت پوشش.
در ارسال بخشنامه باید به موارد زیر اشاره
کرد:
الف: زمان مسابقه که شامل اعلام تاریخ دقیق برگزاری مسابقه
، حداکثر تاریخ اعلام آمادگی تیمها در مسابقه ، زمان دقیق
ورود و خروج تیمها ، حداکثر تاریخ واریزی حق شرکت با ذکر
شماره حساب ، نام بانک و نام صاحب شماره بانک و تاریخ و
ساعت قرعه کشی مسابقات
ب: مکان مسابقه که شامل (استان، شهرستان، شهر، بخش) ،
ورزشگاه یا سالن ورزشی ، محل خوابگاه و محل قرعه کشی
ج: اصول و مقررات فنی مسابقه
د: شرایط عمومی
3- هماهنگی جهت بازدید مسئولین کمیته ها از مکان مسابقه:
الف: امور فنی در محل مسابقه
ب: امور عمومی در محل مسابقه
4- مکاتبات متفرقه که بطور نمونه دعوت از مسئولین استان
جهت شرکت در مراسم افتتاحیه ، انجام مکاتبه با سازمانها
جهت جذب کمکها و درخواست نیازمندیها ، مکاتبه با مسئولین
ادارات برق و آب جهت همکاری و جلوگیری از قطع آب و خاموشی
برق ، مکاتبه با مسئولین راه آهن و هواپیمائی و مسافربری ،
مکاتبه با مسئولین نیروی انتظامی ، مکاتبه و دعوت از
مسئولین بهداری ، گروه موزیک ، مکاتبه و دعوت از داوران و
مسئولین فنی برای برگزاری مسابقه ، مکاتبه با مسئولین
شهرداری جهت اخذ مجوز نصب پلاکاردها و تابلوهای مسابقاتی
در سطح شهر ، مکاتبه با ادارات فرهنگی مثل اداره فرهنگ و
ارشاد اسلامی جهت تکثیر پوسترهای تبلیغاتی مسابقه و
مکاتبات ویژه با بعضی ادارات ، سازمانها ، شرکتها و ...
برای کمک در برگزاری مسابقات.
5- تهیه نیازمندیها و کمبود و ارائه گزارش توسط مسئولین
کمیته ها که معمولا پس از بازدید های فنی صورت گیرد.
6- جمع بندی نیازها ، کمبودهای کمیته ها توسط سرپرست کل
مسابقات پس از گزارش مسئولین کمیته ها.
7- انعکاس نیازمندیها به سرپرستی عالی
مسابقات و مذاکره حضوری با مسئولین مافوق
8- تقسیم بندی نیازمندیها به مسئولین کمیته ها و پیگیری
همه جانبه تمامی مسئولین برگزاری برای تهیه خرید و آماده
کردن امکانات برای شروع مسابقات
عملیات در هنگام اجرا
مرحله هدایت و کنترل برنامه توسط مدیر: که حضور فیزیکی
سرپرست کل مسابقات از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد
وظایف مهمی از جمله کمک دهی به کمیته پذیرش برای انجام
وظایفی که از قبل مشخص شده ، کمک دهی و نظارت بر نحوه
انتقال ورزشکاران و مسئولین فنی، نظارت و هدایت و کنترل
تغذیه ورزشکاران در ارائه سرویس های لازم ، نظارت و هدایت
بر وظایف کمیته روابط عمومی مسابقات ، هدایت برنامه و
هماهنگی لازم برای فعالیتهای روز بعد مراسم افتتاحیه
مسابقات، هدایت و کنترل در برگزاری مراسم افتتاحیه و نظارت
بر انجام وظایف کمیته ها ، تشکیل جلسات همیشگی با مسئولین
کمیته ها در انتهای شب و نقد و بررسی عملکردها ، تشکیل
جلسات اضطراری در صورت نیاز ، نظارت و هدایت برگزاری مراسم
اختتامیه و نظارت بر اجرای مراسم اختتامیه و اهداء جوایز
توسط مسئولین.
عملیات پس از اجرا
عملیاتهای لازم پس از اجرای مسابقه در دو بخش جداگانه مورد
بحث و بررسی قرار می گیرد:
1- بخش عمومی که شامل:
الف: تسویه حساب
ب: بدرقه و مشایعت شرکت کنندگان
ج: انتقال وسایل
د: انجام امور بهداشتی و نظافتی
2- بخش از مالی
الف: تشکیل جلسه نهایی با مسئولین کمیته ها
ب: بررسی و مقایسه عملکردها
ج: بررسی نتایج فنی مسابقه
د: بررسی تعداد شرکت کنندگان
ه: بررسی امور فرهنگی و اخلاقی
و: جمع بندی و ارزیابی نهائی | 
